Escolhendo o melhor regime tributário: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real

Ao abrir ou reorganizar uma empresa, uma das decisões mais importantes — e que impacta diretamente na saúde financeira do negócio — é a escolha do regime tributário.

No Brasil, os três regimes são: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, e entender como cada um funciona é essencial para pagar menos impostos de forma legal e estratégica.

A escolha correta pode representar uma grande economia tributária, enquanto uma escolha inadequada pode gerar pagamento excessivo de tributos ou até autuações fiscais.

Por isso, a Qualic Contabilidade preparou este guia completo para te ajudar a tomar a melhor decisão para o seu negócio.

O que é regime tributário?

O regime tributário é o conjunto de regras que define como uma empresa vai apurar e pagar seus tributos federais, estaduais e municipais. Ele influencia diretamente no cálculo de impostos como:

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);

• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);

• PIS e Cofins;

• ISS (Imposto Sobre Serviços);

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), entre outros.

No Brasil, os regimes mais utilizados são:

1. Simples Nacional

2. Lucro Presumido

3. Lucro Real

Cada um possui critérios específicos, vantagens, desvantagens e uma forma própria de apuração dos impostos.

Simples Nacional: o regime tributário das micro e pequenas empresas

O Simples Nacional é um regime criado especialmente para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), com o objetivo de simplificar o pagamento de tributos.

Nesse modelo, a empresa paga todos os impostos federais, estaduais e municipais em uma única guia, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Quem pode optar pelo Simples?

• Empresas com faturamento bruto anual de até R$ 4,8 milhões;

• Atividades permitidas na tabela do Simples Nacional;

• Estar com situação fiscal regular (sem débitos com o fisco).

Como é feita a tributação?

O valor dos tributos é calculado com base em uma alíquota progressiva, de acordo com a atividade da empresa e o seu faturamento acumulado nos últimos 12 meses.

A Receita utiliza cinco anexos, sendo cada um destinado a tipos diferentes de atividade (comércio, indústria e serviços).

Vantagens do Simples Nacional

• Unificação dos tributos em uma única guia (DAS);

• Redução de carga tributária para empresas com faturamento menor;

• Menor burocracia e contabilidade mais simples;

• Pode ser vantajoso para empresas prestadoras de serviços com baixa folha de pagamento.

Desvantagens do regime tributário

• Alíquotas podem ser altas para empresas que crescem e se aproximam do teto de faturamento;

• Empresas com poucos custos operacionais podem pagar mais do que no Lucro Presumido;

• Algumas atividades são vedadas ou têm tratamento desfavorável;

• Fator R pode elevar a carga tributária (no caso de serviços).

Lucro Presumido: o regime tributário da simplicidade com limites

O Lucro Presumido é indicado para empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões, que buscam simplicidade na apuração dos tributos, mas sem aderir ao Simples.

Neste regime, a Receita Federal presume um lucro com base na receita bruta da empresa, e os impostos são calculados sobre esse lucro estimado, e não sobre o lucro real da empresa.

Como funciona o cálculo?

A base de cálculo do IRPJ e da CSLL é feita aplicando percentuais fixos sobre a receita bruta, definidos conforme o tipo de atividade:

• Comércio: 8% para IRPJ e 12% para CSLL;

• Prestação de serviços: 32% para IRPJ e 32% para CSLL;

• Indústria: 8% para IRPJ e 12% para CSLL.

Sobre essa base, aplicam-se as alíquotas: 15% de IRPJ e 9% de CSLL, podendo haver adicional de IR para lucros acima de R$ 20 mil/mês.

Vantagens do Lucro Presumido

• Cálculo mais simples, sem necessidade de apuração contábil detalhada;

• Pode ser mais vantajoso para empresas com margens de lucro superiores à presunção legal;

• Menor exigência de obrigações acessórias em comparação ao Lucro Real.

Desvantagens do regime tributário

• A base de cálculo é “presumida”, ou seja, mesmo com prejuízo, a empresa pagará imposto;

• Não há abatimento de despesas operacionais ou dedutíveis;

• Alíquotas de PIS e Cofins são mais altas (regime cumulativo): 0,65% e 3%, respectivamente;

• Exige escrituração contábil e fiscal, apesar da simplificação no cálculo de tributos.

Lucro Real: o regime tributário ideal para grandes empresas ou com margens reduzidas

O Lucro Real é o regime mais detalhado e completo. Nele, a apuração dos impostos é feita com base no lucro efetivamente apurado pela contabilidade.

Na prática, isso significa que despesas operacionais e custos podem ser deduzidos da receita, reduzindo o imposto a pagar.

Esse regime é obrigatório para algumas empresas, como:

• Instituições financeiras e similares;

• Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões/ano;

• Empresas que recebem do exterior;

• Empresas com incentivos fiscais específicos.

Como funciona o cálculo?

• O IRPJ e a CSLL são calculados com base no lucro líquido do período (trimestral ou anual), ajustado por adições e exclusões previstas na legislação;

• A alíquota do IRPJ é de 15% + adicional de 10% sobre lucro acima de R$ 20 mil/mês;

• A CSLL é de 9%.

Já o PIS e a COFINS são apurados pelo regime não cumulativo, com alíquotas de 1,65% e 7,6%, mas permitindo o aproveitamento de créditos.

Vantagens do Lucro Real

• Permite deduzir todas as despesas operacionais e investimentos, reduzindo a carga tributária;

• Ideal para empresas com margens de lucro apertadas;

• Pode gerar créditos de PIS e Cofins, dependendo das operações;

• Mais preciso e ajustado à realidade financeira da empresa.

Desvantagens do regime tributário

• Exige uma contabilidade muito bem estruturada e detalhada;

• Maior custo operacional e contábil;

• Exposição a autuações, se houver erro na escrituração;

• Complexidade na apuração de tributos.

Comparativo entre os regimes tributários: qual é mais vantajoso?

A seguir, vamos comparar os três regimes considerando os critérios mais relevantes para empresas de diferentes portes e setores.

Esse quadro evidencia que não existe um regime “melhor” para todos os casos. A escolha precisa ser personalizada, levando em conta o porte da empresa, a margem de lucro, o tipo de atividade e o nível de organização contábil e fiscal.

Fatores que influenciam a escolha do melhor regime tributário

Não basta olhar apenas para a alíquota. Veja os principais fatores que devem ser considerados ao escolher o melhor regime tributário:

1. Margem de lucro

Empresas com alta margem de lucro tendem a se beneficiar do Lucro Presumido. Já aquelas com margem reduzida ou muitos custos dedutíveis se beneficiam do Lucro Real.

2. Tipo de atividade

• Comércio e indústria: Simples Nacional costuma ser mais vantajoso até certo faturamento.

• Serviços: o Simples pode ser desvantajoso se cair no Anexo V. O Fator R deve ser analisado.

• Serviços intelectuais (consultoria, medicina, engenharia etc.): precisam estudar com cuidado as opções, pois a tributação pode variar bastante.

3. Custo com folha de pagamento

No Simples, o Fator R exige que a folha represente 28% ou mais do faturamento para ficar no Anexo III, com alíquotas menores. Caso contrário, a empresa é tributada no Anexo V, com alíquotas maiores.

4. Estrutura contábil da empresa

Empresas com boa organização contábil têm mais facilidade para optar pelo Lucro Real, que exige apuração precisa, controle de receitas, despesas, estoques e fluxo de caixa.

Pode mudar de regime tributário?

Sim. A empresa pode solicitar o reenquadramento tributário no início de cada ano-calendário. O prazo para fazer essa mudança normalmente vai até o último dia útil de janeiro.

A mudança pode ser estratégica em momentos como:

• Crescimento do faturamento;

• Redução ou aumento dos custos operacionais;

• Alteração no tipo de serviço ou produto oferecido;

• Mudança na estrutura societária.

📌 Importante: a mudança precisa ser planejada com antecedência, pois pode afetar obrigações acessórias, escrituração contábil e regime de recolhimento de tributos.

Planejamento tributário: a chave para economizar

Um erro comum entre empreendedores é escolher o regime tributário com base apenas na alíquota “aparente”, sem considerar o impacto total da carga tributária, as regras específicas de cada setor e os efeitos contábeis da decisão.

Por isso, o ideal é contar com o apoio de uma contabilidade especializada como a Qualic Contabilidade, que realiza:

• Simulações comparativas entre regimes;

• Estimativa de carga tributária com base no histórico da empresa;

• Análise do Fator R, margem de lucro e deduções possíveis;

• Planejamento fiscal para redução legal de tributos.

A escolha correta do regime tributário pode representar economias de dezenas de milhares de reais ao longo do ano — e mais importante do que pagar menos, é pagar de forma correta e segura, sem risco de autuação fiscal.

Conclusão

Escolher entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real é uma decisão estratégica que deve considerar muito mais do que o tamanho da empresa. É preciso avaliar com profundidade:

• A atividade exercida;

• A estrutura de custos;

• O modelo de operação;

• A margem de lucro;

• O planejamento de longo prazo.

Com a ajuda da Qualic Contabilidade, você terá suporte especializado para tomar a melhor decisão para sua empresa, com economia, conformidade e segurança.

📞 Fale com nossos especialistas e descubra qual é o regime tributário ideal para o seu negócio. Faça um planejamento eficiente, legal e que ajude sua empresa a crescer com inteligência fiscal.